BANGKO, SEPUCUKJAMBI.ID – Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Merangin mengembangkan buku tamu elektronik berbasis barcode tanpa anggaran khusus.
Inovasi ini memanfaatkan kemampuan sumber daya manusia (SDM) internal untuk mendukung digitalisasi administrasi perkantoran.
Kepala Diskominfo Merangin, Ahmad Khoiruddin, mengatakan gagasan tersebut muncul dari inisiatif pegawai yang ingin memanfaatkan teknologi untuk mempermudah pendataan pengunjung.
Pihaknya kemudian mendukung pengembangan aplikasi hingga siap digunakan.
“ Kita mencoba menggali sumber daya manusia yang dimiliki Dinas Kominfo Merangin. Jadi, program ini semata-mata atas inisiatif para pegawai yang langsung kami respons,” ujar Khoiruddin, yang akrab disapa Akhoi.
Ia menyampaikan hal tersebut seusai peluncuran buku tamu elektronik yang berlangsung sederhana tanpa biaya penyelenggaraan khusus.
Sekretaris Diskominfo Merangin, Teguh J Jagat, turut membenarkan bahwa inovasi tersebut berangkat dari inisiatif internal.
Buku tamu elektronik ini menggunakan barcode yang dapat dipindai pengunjung melalui telepon seluler.
Setelah memindai barcode, pengunjung mengisi formulir digital yang memuat informasi kunjungan.
Sistem kemudian mencatat data yang diperlukan, termasuk identitas sesuai isian, foto, tanda tangan, waktu kedatangan, dan tujuan kunjungan.
Dengan mekanisme tersebut, petugas tidak perlu mengandalkan pencatatan manual menggunakan buku tamu konvensional.
Pemanfaatan SDM internal menjadi aspek utama dalam pengembangan inovasi ini.
Diskominfo Merangin menunjukkan bahwa kemampuan pegawai dapat menjadi salah satu modal untuk menghadirkan solusi administrasi digital tanpa mengandalkan anggaran khusus untuk pengembangan awal.
Meski demikian, penerapan lebih luas tetap perlu memperhitungkan kebutuhan pemeliharaan sistem, keamanan data pribadi, dukungan teknis, dan kesiapan perangkat di setiap kantor.
Inovasi tersebut langsung menarik perhatian sejumlah organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Merangin.
Salah satunya Badan Penelitian dan Pengembangan (Balitbang) Merangin yang menyatakan ketertarikan untuk mempelajari sistem tersebut.
Kepala Balitbang Merangin, Kiki Yanita Budi Utama, menyampaikan rencana mengutus pegawainya untuk belajar mengenai pembuatan dan penerapan buku tamu elektronik di Diskominfo.
“Saya akan segera utus pegawai kami belajar ke Dinas Kominfo untuk pembuatan dan penerapan buku tamu elektronik ini. Sistem ini sangat bagus dan sangat efektif untuk administrasi perkantoran,” ujarnya.
Ketertarikan tersebut membuka peluang bagi Diskominfo untuk membagikan pengetahuan teknis kepada OPD lain.
Jika penerapannya berjalan sesuai kebutuhan masing-masing instansi, sistem serupa berpotensi membantu menertibkan pencatatan pengunjung sekaligus mengurangi ketergantungan pada administrasi berbasis kertas.
Akhoi berharap seluruh OPD di lingkungan Pemkab Merangin dapat mempertimbangkan penggunaan buku tamu elektronik di kantor masing-masing.
Ia mendorong instansi yang berminat berkoordinasi dengan Diskominfo agar proses pengembangan dan penerapannya berjalan sesuai kebutuhan.
Sekretaris Diskominfo Merangin, Teguh J Jagat, menambahkan bahwa pemanfaatan teknologi digital merupakan bagian dari upaya membangun budaya kerja yang lebih efektif dan menyesuaikan administrasi pemerintahan dengan perkembangan teknologi.
Namun, perluasan sistem tidak cukup hanya dengan menyalin aplikasi.
Setiap OPD perlu memastikan prosedur pencatatan berjalan konsisten, petugas memahami penggunaannya, dan data pengunjung terlindungi dengan baik.
Inisiatif buku tamu elektronik ini menjadi contoh pemanfaatan kemampuan pegawai untuk mendorong inovasi di lingkungan pemerintahan.
Tantangan berikutnya ialah memastikan sistem tetap berfungsi, aman, dan memberikan manfaat nyata jika diterapkan secara lebih luas di Kabupaten Merangin.(*)
Dilarang mengambil dan/atau menayangkan ulang sebagian atau keseluruhan artikel di atas untuk konten akun media sosial komersil tanpa seizin redaksi.
