BANGKO, SEPUCUKJAMBI.ID – Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kabupaten Merangin mulai menerapkan buku tamu elektronik berbasis barcode untuk mempermudah pendataan pengunjung.
Melalui sistem ini, tamu cukup memindai barcode menggunakan telepon seluler, lalu mengisi data kunjungan secara digital tanpa perlu menulis di buku tamu manual.
Kepala Diskominfo Merangin, Ahmad Khoiruddin, meluncurkan inovasi tersebut pada Kamis 29 Oktober 2026.
Program ini merupakan inisiatif Sekretaris Dinas Kominfo Merangin, Teguh J Jagat, sebagai bagian dari pemanfaatan teknologi digital dalam administrasi perkantoran.
Khoiruddin, yang akrab disapa Akhoi, menjelaskan bahwa aplikasi tersebut dirancang untuk membuat proses pencatatan pengunjung lebih praktis, tertib, dan mudah ditelusuri kembali.
“Jadi, setelah scan barcode, tamu diarahkan untuk mengisi data yang diminta melalui aplikasi buku tamu elektronik sampai selesai mengikuti petunjuk,” ujar Akhoi.
Penggunaan buku tamu elektronik cukup sederhana. Pengunjung hanya perlu memindai barcode yang tersedia di meja resepsionis menggunakan kamera telepon seluler berbasis Android.
Setelah itu, sistem mengarahkan pengunjung ke formulir digital untuk mengisi informasi yang diperlukan.
Setelah proses registrasi selesai, sistem mencatat kunjungan tersebut.
Data yang tersedia meliputi identitas sesuai isian pengunjung, foto, tanda tangan, tanggal dan waktu kedatangan, serta keperluan kunjungan.
Informasi tersebut masuk ke dalam catatan kunjungan elektronik sehingga petugas dapat melakukan pendataan tanpa harus mengandalkan pencatatan tulisan tangan.
Menurut Akhoi, penerapan sistem ini diharapkan membantu petugas resepsionis mengelola data pengunjung secara lebih efektif sekaligus memudahkan pencarian catatan kunjungan ketika diperlukan.
Sekretaris Diskominfo Merangin, Teguh J Jagat, mengatakan buku tamu elektronik tersebut menjadi salah satu upaya memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk mendukung administrasi perkantoran.
Melalui digitalisasi ini, proses pencatatan kunjungan dapat berlangsung melalui satu sistem.
Petugas juga memiliki catatan elektronik yang dapat membantu pengelolaan administrasi harian.
Meski demikian, manfaat sistem digital tidak hanya bergantung pada kemudahan penggunaannya.
Pengelola juga perlu memastikan keamanan data pribadi pengunjung, membatasi akses informasi sesuai kebutuhan, serta menjaga agar sistem tetap dapat digunakan ketika terjadi kendala teknis.
Hal ini penting karena data kunjungan dapat mencakup identitas, foto, tanda tangan, waktu kedatangan, dan tujuan pengunjung.
Untuk memastikan aplikasi berjalan sesuai fungsinya, pegawai Diskominfo Merangin turut mencoba pengisian buku tamu elektronik setelah apel.
Kegiatan tersebut sekaligus menjadi pengenalan awal terhadap mekanisme registrasi digital yang akan digunakan.
Nita Febria, yang terlibat dalam pembuatan aplikasi, turut mendampingi penerapan sistem tersebut.
Diskominfo Merangin berharap inovasi ini dapat mendukung budaya kerja yang lebih adaptif terhadap teknologi serta meningkatkan ketertiban administrasi perkantoran.
Penerapan buku tamu elektronik ini menjadi langkah digitalisasi pada lingkungan Diskominfo Merangin.
Ke depan, efektivitasnya dapat dilihat dari kemudahan akses bagi pengunjung, ketepatan pencatatan, keamanan data, dan konsistensi penggunaan dalam kegiatan pelayanan sehari-hari.(*)
Dilarang mengambil dan/atau menayangkan ulang sebagian atau keseluruhan artikel di atas untuk konten akun media sosial komersil tanpa seizin redaksi.
